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Contexte et objectif du stage

Dans le cadre de l’évolution et de la digitalisation de ses processus RH, l’entreprise souhaite déployer et structurer la campagne des entretiens annuels d’évaluation au sein du SIRH.

Rattaché(e) à l’équipe Ressources Humaines, le/la stagiaire interviendra en tant que chargé(e) de projets et accompagnera le projet depuis la définition du besoin jusqu’au lancement et au suivi de la campagne.

L’objectif principal du stage sera de paramétrer, tester et déployer le processus d’entretien annuel dans le SIRH, tout en accompagnant les équipes RH, les managers et les collaborateurs dans l’adoption de ce nouvel outil.

Missions principales

1. Cadrage du projet et analyse du processus existant

• Recueillir et formaliser les besoins de l’équipe RH et des différentes parties prenantes.
• Analyser le processus actuel des entretiens annuels et identifier les axes d’amélioration.
• Participer à la définition du nouveau processus cible dans le SIRH.
• Formaliser les différentes étapes de la campagne : préparation, réalisation, validation, clôture et exploitation des données.
• Construire et suivre le planning du projet.

2. Paramétrage de la campagne dans le SIRH

• Participer à la conception et au paramétrage des formulaires d’entretien annuel.
• Intégrer les différentes rubriques : bilan de l’année, objectifs, compétences, souhaits d’évolution, besoins de formation, commentaires manager/collaborateur, etc.
• Définir les workflows et circuits de validation.
• Vérifier les populations, les données collaborateurs et les rattachements hiérarchiques nécessaires au lancement de la campagne.
• Travailler avec l’équipe RH et, le cas échéant, l’éditeur ou l’intégrateur du SIRH sur les ajustements nécessaires.

3. Tests et recette fonctionnelle

• Construire un plan de recette et des scénarios de tests.
• Tester les différents parcours utilisateurs : collaborateur, manager et RH.
• Identifier, documenter et suivre les anomalies.
• Vérifier les corrections et réaliser les tests
• Participer à la validation du dispositif avant sa mise en production.

4. Préparation et lancement de la campagne

• Préparer le lancement opérationnel de la campagne d’entretiens.
• Contribuer à la définition du calendrier et des différentes échéances.
• Préparer les communications à destination des collaborateurs et des managers.
• Élaborer des supports pratiques : guides utilisateurs, FAQ, modes opératoires et présentations.
• Participer à l’organisation de sessions de présentation ou de formation auprès des managers et/ou des équipes RH.

5. Accompagnement des utilisateurs et conduite du changement

• Accompagner les managers et les collaborateurs dans la prise en main du nouvel outil.
• Répondre aux questions fonctionnelles liées à la campagne.
• Identifier les éventuelles difficultés rencontrées par les utilisateurs et proposer des solutions.
• Contribuer à l’amélioration continue de l’expérience utilisateur et du processus RH.

6. Pilotage et suivi de la campagne

• Construire et suivre des indicateurs de pilotage : taux de lancement, taux de réalisation, taux de validation, avancement par entité, etc.
• Identifier les populations nécessitant des relances.
• Préparer des tableaux de bord à destination de l’équipe RH.
• Participer aux points réguliers de suivi du projet.
• Alerter sur les risques, les points bloquants ou les retards et proposer des actions correctives.

7. Bilan et amélioration continue

• Réaliser un bilan de la campagne à partir des données disponibles.
• Recueillir les retours des équipes RH, des managers et des collaborateurs.
• Identifier les axes d’amélioration pour les campagnes suivantes.
• Formaliser les bonnes pratiques et documenter le processus afin d’en faciliter la pérennisation par l’équipe RH.

Liste non exhaustive