Chargé de déplacements/voyages (h/f)

Missions

Le Chargé de déplacements/voyages (h/f) assure l’organisation et la gestion administrative des déplacements du personnel du site, dans le respect de la politique voyage du groupe. Il/elle assure une polyvalence au sein de son service de rattachement.

Ce poste est à pourvoir en CDD à partir de fin septembre 2017 (remplacement congé maternité).

Tasks & accountabilities

- Gérer les ordres de mission des différentes Directions de la société
- Préparer les déplacements du personnel (réservations hôtel et transport, demandes de visas, avances sur frais…)
- Transmettre aux personnes concernées leur dossier de déplacement avec ordre de Mission
- Mettre à jour et assurer le suivi du tableau des déplacements effectués
- Optimiser les coûts de déplacement du site (carte abonnement, hôtel, agences de voyage, taxis, voitures, …)
- Gérer les devis des prestations de déplacement
- Contrôler les factures des prestataires puis effectuer les réclamations éventuelles et gérer les litiges
- Contrôler les notes de frais après déplacement
- Gérer la caisse d’avance déplacement et assurer le remboursement des frais
- Suivre et transmettre au Contrôle de Gestion les dépenses voyages
- Assurer en coordination avec le Responsable Achats le suivi de la performance de nos prestataires de voyages
- Assurer une polyvalence dans le service en coordination avec l’Assistant de Direction (h/f) et l’Assistant de Direction production (h/f)

Required skills

- Bac+2 Assistanat/Gestion/Tourisme
- Très bonne maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
- Maîtrise des outils informatiques et de bureautique: Word, Excel, Powerpoint, messagerie, Internet…
- Maîtrise de la présentation et de la rédaction de documents (orthographe, syntaxe, mise en forme)
- Principales qualités requises : sens de l’organisation, de l’anticipation et de la planification, capacité de synthèse et de mémorisation des informations, discrétion (accès à des informations confidentielles), réactivité, rigueur, fermeté, autonomie.